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公司重要文件保管規(guī)定
第一條設(shè)立目的
為規(guī)范本公司重要文件的保管處理工作，特制訂本規(guī)定。
第二條適用范圍
本公司所有重要文件的收藏、保管、處理一律按本規(guī)定執(zhí)行。
第三條重要文件的分類(lèi)
重要文件分為四類(lèi)：
1.最重要文件(日常用);
2.最重要文件(非日常用);
3.一般重要文件(日常用);
4.一般重要文件(非日常用)。
其中最重要文件是指該文件的丟失將給工作造成重大影響到文件;一般重要文件是指其重要程度輕于前者的文件。
日常用文件是指工作人員在日常業(yè)務(wù)中經(jīng)常查考、放在辦公桌近旁的文件;非日常用文件是指除特殊情況外不必經(jīng)常查考的文件。
第四條重要文件保管場(chǎng)所及保管期限
1.保管場(chǎng)所
一般情況下，重要文件的收藏、保管場(chǎng)所按如下規(guī)定進(jìn)行。但可根據(jù)文件的性質(zhì)、數(shù)量及處理方法的不同作適當(dāng)變更。
(1)地下室內(nèi)貴重物品庫(kù)應(yīng)存放對(duì)于人民民主專(zhuān)政特別重要的材料。
(2)各業(yè)務(wù)部門(mén)保險(xiǎn)柜存放各部、室的最重要文件。
(3)地下室倉(cāng)庫(kù)存放以上文件之外的最重要文件和一般重要文件中日常用部分。
(4)各分公司保險(xiǎn)柜存放最重要文件、一般重要文件中的日常用部分。
(5)現(xiàn)場(chǎng)保管(在各部、室的辦公地點(diǎn)以適當(dāng)?shù)姆椒ㄕ肀９?。上級(jí)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)保管有特別指示的時(shí)候，保管人員應(yīng)根據(jù)上級(jí)指示采用相應(yīng)的方法保管。
2.保管期限
保管期限需按照文件的不同性質(zhì)、數(shù)量及處理方法的不同做不同期限保存。
第五條重要文件的整理保存
倉(cāng)庫(kù)內(nèi)文件的整理保管由_____部門(mén)承擔(dān)。部門(mén)應(yīng)對(duì)各自保管的文件內(nèi)容及保管位置加以記錄，并提交_____部門(mén)。部門(mén)在安置文件時(shí)應(yīng)考慮平時(shí)的使用頻率。
同時(shí)，負(fù)責(zé)部門(mén)需提供文件在保管期間所需的適宜環(huán)境。溫度保持在____℃左右。做好防水、防火、防潮、防鼠等準(zhǔn)備。
第六條重要文件的搬運(yùn)
1.對(duì)于重要文件，在公司沒(méi)有特別命令時(shí)，原則上不允許攜帶、搬運(yùn)至公司以外。
2.如確實(shí)需要，重要文件的搬出及收藏，由_____部門(mén)負(fù)責(zé)實(shí)施，
3._____部門(mén)將重要文件搬出加以收藏時(shí)須按如下規(guī)定執(zhí)行：
(1)正常情況下文件處理完結(jié)時(shí)，要經(jīng)過(guò)_____部門(mén)書(shū)面審批，方能搬運(yùn);
(2)在特別緊急危險(xiǎn)時(shí)，可先搬出文件，后補(bǔ)充各項(xiàng)文書(shū)證明;
(3)在發(fā)表緊急狀態(tài)宣言時(shí)，可口頭請(qǐng)示_____部門(mén)，得到批準(zhǔn)后方可搬運(yùn)。
4.收藏文件倉(cāng)庫(kù)的位置，根據(jù)文件的數(shù)量等由_____部門(mén)決定。在搬運(yùn)、收藏文件時(shí)要注意準(zhǔn)確無(wú)誤地將文件置于各自位置。當(dāng)確認(rèn)文件數(shù)量大、保管場(chǎng)所不足時(shí)，應(yīng)預(yù)先與_____部門(mén)協(xié)商，給予增加或變更保管場(chǎng)所。
第七條重要文件的銷(xiāo)毀
對(duì)于保管期滿的文件，_____部門(mén)在征求_____部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)后可予以銷(xiāo)毀。并做好詳細(xì)登記。
第八條附則
本規(guī)定經(jīng)_____核準(zhǔn)后實(shí)施，增設(shè)修訂亦同。
本規(guī)定最終解釋權(quán)歸本公司。
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