人事信息管理系統(tǒng)在人力資源管理中的應用論文
摘要：人事信息管理系統(tǒng)是一種典型的管理信息系統(tǒng)，在強調管理、強調信息的現(xiàn)代社會中越來越普及，已成為企事業(yè)單位人力資源管理的重要工具之一。企事業(yè)單位的領導和人事工作者均可以通過該系統(tǒng)更好地完成人事管理工作，因此人事信息管理系統(tǒng)的開發(fā)迫切需要發(fā)展。本文通過分析高校人事信息的特點，闡述高校建設人事信息管理系統(tǒng)的必要性，并分析其現(xiàn)狀及未來開展工作。
關鍵詞：高校；人事信息管理系統(tǒng)；信息共享
隨著信息技術在人類生活中越來越普及，利用計算機和網絡技術實現(xiàn)高校的人事管理已經迫在眉睫。高校的人事信息管理系統(tǒng)是實現(xiàn)人事管理規(guī)范化的重要工具，可以加強人事處與相關院系、部、處的溝通能力，提高管理和工作效率，進而實現(xiàn)人事管理的信息化。通過人事管理系統(tǒng)建設，能夠將所有與人事管理相關的數(shù)據(jù)（例如人員基本信息、專業(yè)技術職務信息、崗位信息、黨政職務信息等）統(tǒng)一管理起來，形成穩(wěn)定準確、可以共享的信息源，有利于學校領導對人力資源進行合理分配并做出正確決策，人事系統(tǒng)的投入使用將有力促進高校教育信息化水平的提升。
一、人事信息管理系統(tǒng)
人事信息管理系統(tǒng)是以人力資源管理為目標，以信息化管理為基礎，以先進的計算機技術為方法的一種科學的人力資源管理模式。人事信息管理系統(tǒng)能夠實現(xiàn)對人事信息的采集、儲運、加工和處理分析，準確地反映出單位的人事聘用狀況、薪資狀況以及人員流動狀況等，幫助管理人員做出正確的人力決策以及管理決策。人事信息管理系統(tǒng)主要通過軟件的形式實現(xiàn)對人事情況的分析和管理，將人力資源管理人員從繁瑣的日常人力工作中解脫出來，提升人力資源管理效率，使人才配置更加合理，從而有效的提升人力資源管理水平。
二、高校人事信息管理系統(tǒng)建設的必要性
高校人事信息管理不僅需要有教職工的基本信息，同時還要對其編制類型、從事學科等專業(yè)信息進行管理，因此就要求高校人事信息管理系統(tǒng)具備功能性強、信息類別全面、查詢快捷等優(yōu)點，需要建立起能實現(xiàn)教職工信息查詢統(tǒng)籌化、信息管理網絡化、用戶管理分層化等多功能于一體的高效人事管理系統(tǒng)。
1.查詢信息快捷方便，提高工作效率在高校人事管理中，工作量和信息查詢頻率要比其他企事業(yè)單位多。人事管理員及時維護與更新教職工人事信息，在每年都有的職稱評審、薪資調整、高校基礎信息調查等工作中，使用人事信息管理系統(tǒng)，查詢出符合條件的教職工信息，通過“導出EXCEL”功能將教職工信息導出，經過整理就能得到需要的基礎數(shù)據(jù)，大大縮短了基礎數(shù)據(jù)的收集工作時間。這樣，以前需要多人多日才能完成的工作，通過人事管理系統(tǒng)的應用，現(xiàn)在僅需要一位職工用一個工作日即可完成，僅是收集查詢符合教職工信息這一項工作，在以往人事管理工作中需要幾天的時間才能完成，而使用人事管理系統(tǒng)在很短的時間就可以完成，且準確度更高。這充分說明通過人事信息管理系統(tǒng)的應用，可以節(jié)省高校人事管理的人力、物力資源，提高人事管理部門的工作效率和工作。
2.補充紙質檔案，優(yōu)化信息存儲方式高校教職工人數(shù)龐大，人員結構復雜，信息量大，信息更新頻繁，信息查詢頻率高。在計算機不夠發(fā)達的時代，檔案管理只能采用人工管理的方式。大量的表格信息需要教職工逐一填寫，管理上不僅需要專門的檔案管理室來存放紙制檔案，同時還要配有數(shù)名職工來負責管理工作。檔案室要求具有良好的干燥性和通風性，以便于紙制檔案表格的長期保存，還要定期手動裝訂，這都需要學校投入大量人力、財力和物力，并不是符合高校現(xiàn)代化發(fā)展的要求。因此，建立一套以高校人事管理需求為核心的信息管理系統(tǒng)是當前高校人事工作的迫切需求。目前我國已經有多種人事管理系統(tǒng)，但是這些系統(tǒng)大多是針對企業(yè)所設計的，在高校中使用這樣的人事管理系統(tǒng)，不能滿足高校人事管理系統(tǒng)的需求。因此，針對高校人事管理的特點，設計一套程序使用瀏覽器/服務器結構的人事信息管理系統(tǒng)非常必要。這套人事系統(tǒng)必須操作簡單，界面友好，使用方便，不需要投入太多的資金用于日后的維護與拓展，功能方面可以滿足學校人事管理日常工作的需要。
三、高校人事信息系統(tǒng)設計
高校人事管理系統(tǒng)用戶包括人事處各科室管理員、學院人事秘書管理員、教職工三大類用戶。系統(tǒng)建設初期，人事信息系統(tǒng)開發(fā)，教職工登錄后可以填寫修改自己的相關信息，提交后至學院人事秘書審核，審核結束后進入人事處各科室流轉審核流程。教職工信息填寫審核完畢，人事管理信息系統(tǒng)基本建成。使用過程中，教職工可以登錄系統(tǒng)，查看自己的相關信息，而人事處管理員登錄后可以進行添加、更新、刪除教職工信息等操作。以H大學的人事管理信息系統(tǒng)為例，系統(tǒng)的`操作流程為：人事科、人才交流中心分配賬號（事業(yè)單位編制教職工由人事科分配賬號、人事代理教職工由人才交流中心分配賬號）——本人登陸填寫信息——各單位人事秘書初審——各科室審核信息（根據(jù)權限分配）。高校人事系統(tǒng)管理員可以對教職工的提交信息進行查詢、修改、刪除和更新等操作，基本實現(xiàn)了高校教職工檔案的信息化管理，同時教職工對自己的檔案信息查詢也十分方便，如果教職工信息輸入錯誤或更新的內容，人事部門管理員可以定期維護或隨時進入人事管理系統(tǒng)進行修改，以確保教職工檔案信息的時效性、正確性。
四、展望
盡管人事信息管理系統(tǒng)的開發(fā)對高校人事管理工作是極大的改革，在實際運行中，仍存在教職工配合度不夠的問題，信息填寫粗糙、不能及時提交等。造成這一現(xiàn)在的主要原因是對系統(tǒng)的宣傳力度不夠，普通教職工不能切身體會使用人事信息管理系統(tǒng)的便捷，這些都是一項新事物出現(xiàn)不可避免的問題。在今后工作中，將人事信息管理系統(tǒng)的使用變得常態(tài)化，就能自上而下的重視人事信息管理系統(tǒng)的建設管理，有利于系統(tǒng)建設更加完備。此外，人事信息管理系統(tǒng)尚不是十分成熟，系統(tǒng)組織機構框架還有待進一步優(yōu)化，信息字段需要進一步補充，需要更強的可操作性性來應對人力資源配置政策的發(fā)展要求，應重點做好以下工作。
1.加強基礎信息收集工作，人事部門管理員應不斷完善、更新人員基礎數(shù)據(jù)庫，將需要的人事基礎信息整理為人事系統(tǒng)字段，制定更新計劃以便及時進行更新，保持系統(tǒng)的正確性，滿足日常人事管理工作基本需要的同時，能夠提高人事工作者的整體素質和軟件操作技術水平，充分發(fā)揮信息系統(tǒng)的作用。
2.加強網絡建設，及時補充人員配備和計算機軟、硬件配置，以期未來可實現(xiàn)各個部門、各個科室之間的資源共享，根據(jù)工作職能共享相應的人事信息并通過該系統(tǒng)布置、完成各類報表工作等。同時，在建立健全學校數(shù)據(jù)庫的基礎上，結合整體性人才資源開發(fā)工作的需要，完善或開發(fā)各類報表系統(tǒng)、新進人員管理系統(tǒng)、人才計劃與人才獎項管理系統(tǒng)等，推動日常人事管理工作有條不紊的開展，最終實現(xiàn)全校辦公自動化。
3.加強人事信息管理系統(tǒng)安全及保密建設。人事信息管理系統(tǒng)是相對開放的系統(tǒng)，需要保密內容比較多，如學校機構編制等重要信息需要一定范圍內保密，教職工個人的身份證號、家庭成員、聯(lián)系方式等各類信息屬個人隱私，一旦大量泄漏，會造成諸多不良影響。這就要求系統(tǒng)地開展安全建設和整改后，初步建立起學校的教育網絡與信息安全保障體系，提高信息安全防護能力。
參考文獻：
[1]杜蓓蓓.人事信息系統(tǒng)在人力資源管理中的應用[J].經營管理者，2015
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