備好演講稿的三個問題
問題一、我希望我的聽眾知道什么?
開始準備簡報前，你先問自己第一個問題：我希望我的聽眾知道什么?思考過后，你決定你要讓他們知道，其實有更好的方法，把電子郵件運用的更有效果。這是你心中篤定的感覺，可是你沒有數據去證明。所以，你開始在網路上做快速的搜尋，并且發現商務人士平均花三到四個小時在閱讀、書寫以及管理他們的電子郵件信箱。很幸運地，你找到一則來自《哈佛商業評論》的'文章，所以這下你可以確定，你的聽眾都會相信你提供的這則訊息。
問題二、我希望我的聽眾們看到什么?
接著，你進行下一個問題：我希望我的聽眾們看到什么?
商務人士每天工作八到十個小時，所以，在他們的工作時間中有超過40%都花在那些電子郵件上，這還不包括接聽電話和開會，到底他們何時有空去處理他們真正的工作──那些他們被花錢請來做的工作?這就是你希望他們看見和感受到的：為了讓工作更有生產力，他們需要更多時間專注在工作上、少一點時間去使用電子郵件。
所以，你決定創造兩個例子：當人們用習以為常的方法讀寫他們的電子郵件，會發生什么事?而當他們改變習慣，用更能達到效果的方法處理電子郵件，又會發生什么事?你比較兩種情境，并且展示給他們看這樣，如果聽從你的建議，可以省去多少時間。你用了很簡潔、有吸引力的投影片讓他們知道兩者的不同。
問題三、我希望我的聽眾們怎么做?
一旦你確定你的聽眾已經感受到「改變習慣」的價值，你就可以進行最后一個問題：我希望我的聽眾們怎么做?理所當然地，你會列出一張讓開始更有效率使用電子郵件的「動作清單」，在投影片上放上三到五個建議，然后請你的聽眾們提問。以下是五個「動作」的例子：
1、一天只要花三次時間檢查自己的電子郵件信箱，并且關掉新郵件的通知功能。
2、使用「搜尋」功能來找出訊息，不要把來自同一個人的郵件往返一一打開又關起來。
3、讀信的同時也做回覆的動作，這樣才能省時間。如果這個訊息沒有儲存的必要，回覆后就可以刪除了，你的信箱才不會塞滿不必要的訊息。
4、撰寫信件時盡量簡短、貼心。利用條列式的方法表達你的想法，尤其是「To-do」清單。
5、不要「回覆所有人」，那會使得需要讀寫這封郵件的人呈倍數增加。寫給那些真的確定、絕對、必須要知道你郵件訊息的人。
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