最小的事也要形成文本教學(xué)隨筆
期末考結(jié)束后，總有那么兩三天時(shí)間在忙于改卷、登分、算總評(píng)、寫(xiě)總結(jié)，教務(wù)處這時(shí)會(huì)發(fā)一個(gè)通知，要求各任課老師將期中、期末、總評(píng)三成績(jī)錄入校內(nèi)OA系統(tǒng)中，以便班主任編制打印成績(jī)報(bào)告單。
從發(fā)通知到編印報(bào)告單，期間隔最多一天，這一天里，班主任常常會(huì)動(dòng)用各種信息手段，QQ、微信、電話(huà)、短信，不斷催促任課老師趕快輸錄好成績(jī)。
任課老師這時(shí)會(huì)亂成一團(tuán)糟，辦公室猶如鬧哄哄的菜市場(chǎng)，有不知登陸密碼而大叫的，有忘了操作步驟而亂問(wèn)的，有無(wú)視操作細(xì)節(jié)重來(lái)而哀怨的，等等。
我以前就是這辦公室里典型的“健忘一族”，不到最后期限不會(huì)去錄入成績(jī)的，找旁邊老師問(wèn)，不是說(shuō)不知道，就是講不清楚，打電話(huà)問(wèn)計(jì)算機(jī)老師又常接不通，有時(shí)急了就頂著烈日跑過(guò)去找人，辦公室里也是空無(wú)一人——估計(jì)這時(shí)候計(jì)算機(jī)老師是最吃香的。
每到期末階段，這種“校內(nèi)OA常忘使用”的熱鬧場(chǎng)景總會(huì)重復(fù)一次又一次。
為什么辦公室經(jīng)常會(huì)重復(fù)出現(xiàn)這種場(chǎng)景呢？
仔細(xì)分析，原因有三：
1、間隔時(shí)間長(zhǎng)容易忘記。對(duì)于任課老師說(shuō)，OA系統(tǒng)一般一學(xué)期只用一次，每次使用的間隔時(shí)間長(zhǎng)達(dá)半年，忘記了也屬正常；
2、有些人怕忘了，就寫(xiě)下了具體的操作流程，結(jié)果要用還是不知如何找到；
3、依賴(lài)心理在作怪，反正不會(huì)操作我可以問(wèn)其他老師。
這樣的狀態(tài)如果長(zhǎng)期存在，工作效率會(huì)大打折扣。我思考了解決辦法。
■怎樣讓間隔時(shí)間長(zhǎng)，過(guò)程復(fù)雜的操作變得簡(jiǎn)單，輕松呢？
要讓間隔時(shí)間長(zhǎng)，過(guò)程復(fù)雜的操作變得簡(jiǎn)單、輕松，關(guān)鍵是要及時(shí)記下這一操作的全部過(guò)程，即一邊操作一邊記錄，記錄時(shí)要盡量詳細(xì)，不怕麻煩。要達(dá)到“零基礎(chǔ)者也能輕松學(xué)會(huì)”這一程度。
我是這樣記錄“校內(nèi)OA登陸輸入”的.使用過(guò)程的：
打開(kāi)校園網(wǎng)初中部→點(diǎn)擊“中文”→點(diǎn)擊網(wǎng)頁(yè)下方小字：校內(nèi)OA→輸入用戶(hù)名、密碼進(jìn)入→點(diǎn)“教育教學(xué)”欄→點(diǎn)“必修課程”欄→點(diǎn)“某班語(yǔ)文”→右邊點(diǎn)“查看學(xué)生”→點(diǎn)“單次成績(jī)”→導(dǎo)入成績(jī)→點(diǎn)“學(xué)生名單導(dǎo)出”欄下→載班級(jí)學(xué)生名單至桌面→在名單上錄入成績(jī)→保存至桌面→點(diǎn)“瀏覽”，從桌面上找到成績(jī)單（Excel格式）→雙擊保存→點(diǎn)“取消”→點(diǎn)“教育教學(xué)”欄→點(diǎn)“必修過(guò)程”欄→點(diǎn)某班語(yǔ)文→右邊點(diǎn)“查看學(xué)生”，看學(xué)生的成績(jī)是否錄入→返回，重復(fù)上述步驟，輸?shù)诙䝼�(gè)成績(jī)。
這樣的過(guò)程記錄看起來(lái)?xiàng)l理并不清楚，會(huì)覺(jué)得很繁雜，所以還要將記錄提煉成關(guān)鍵詞進(jìn)行整理，并形成流程。
經(jīng)過(guò)提煉整理，這一操作過(guò)程可分六個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)：
1、登陸：打開(kāi)校園網(wǎng)→點(diǎn)擊“中文”→點(diǎn)擊“校內(nèi)OA”→輸入用戶(hù)名、密碼進(jìn)入
2、進(jìn)入：教育教學(xué)→必修課程→某班語(yǔ)文→查看學(xué)生→單次成績(jī)
3、導(dǎo)入：學(xué)生名單導(dǎo)出→下載學(xué)生名單至桌面→錄入成績(jī)→保存至桌面→點(diǎn)“瀏覽”，從桌面上找到成績(jī)單（Excel格式）
4、保存：雙擊保存→點(diǎn)“取消”
5、查看：點(diǎn)“教育教學(xué)”→必修過(guò)程→某班語(yǔ)文→右邊點(diǎn)“查看學(xué)生”，看成績(jī)是否錄入→返回
6、重復(fù)：重復(fù)上述步驟，輸?shù)诙䝼�(gè)成績(jī)，直至最后完成。
為了保證下次操作依然快速、輕松地完成，某些關(guān)鍵點(diǎn)要作說(shuō)明，比如“在名單上錄入成績(jī)”旁要注明“一次只能錄入一個(gè)成績(jī)，而且要核對(duì)名單與成績(jī)是否一致”，否則很容易出錯(cuò)。又比如在“雙擊保存成績(jī)”后，要注明“對(duì)跳出來(lái)的頁(yè)面要點(diǎn)擊‘取消’，”否則前面的操作將全部作廢。
“OA系統(tǒng)登陸輸入”是如此，我想其它一些類(lèi)似之事也可仿此記錄、提煉，形成流程，如微課制作用的“E板會(huì)使用流程”，教師培訓(xùn)用的“培訓(xùn)報(bào)名及評(píng)價(jià)流程”，“出境游前的物品準(zhǔn)備流程”等。
■怎么比較快地找到已建好的流程文檔呢？
一個(gè)問(wèn)題解決了，另一個(gè)問(wèn)題也接踵而至：我寫(xiě)下的流程待到要用時(shí)卻怎么也找不到了。
最簡(jiǎn)單的辦法是將這種不常用的流程文檔打印出來(lái)貼在電腦旁，比如在賓館，我就發(fā)現(xiàn)在房間電腦邊貼有“如何使用電腦上網(wǎng)流程”，我使用電腦時(shí)一看就知道該如何上網(wǎng)了，不需要再問(wèn)服務(wù)員了。
但放在電腦邊的流程容易丟失，我碰到過(guò)。所以，我想了另一種辦法，就是將這一流程文檔歸入可查詢(xún)的“不常用操作流程”這系統(tǒng)之中，為此我建立了“不常用操作流程”系統(tǒng)，建系統(tǒng)時(shí)我遵循“定名稱(chēng)”“編目錄”等步驟就很快速建立起來(lái)。
在電腦中建一個(gè)電子系統(tǒng)的同時(shí)，我還建了一個(gè)同內(nèi)容紙質(zhì)系統(tǒng)，以便隨時(shí)查詢(xún)。這一紙質(zhì)系統(tǒng)就是一個(gè)30頁(yè)的塑料文件夾，文件夾里編有“首頁(yè)目錄”，“分頁(yè)頁(yè)碼”，文件夾脊背部也標(biāo)有跟正面一樣的“系統(tǒng)名稱(chēng)”。寫(xiě)好的流程文檔按照目錄，依次放入。
目錄
1、OA系統(tǒng)登陸輸入P1
2、E板會(huì)使用流程P2
3、教師培訓(xùn)報(bào)名及評(píng)價(jià)流程P3
4、出境游前的物品準(zhǔn)備流程P6
……
這樣的文件夾（紙質(zhì)子系統(tǒng)）建多了后，又會(huì)對(duì)查詢(xún)?cè)斐尚碌睦щy，為此我還建一個(gè)“總系統(tǒng)”文件夾，將各個(gè)子系統(tǒng)的“名稱(chēng)”錄入“總系統(tǒng)目錄”之中。總系統(tǒng)文件夾適宜放在一排子系統(tǒng)文件夾的左邊，并養(yǎng)成要查詢(xún)先看“總系統(tǒng)文件夾”，再看“子系統(tǒng)文件夾”的習(xí)慣。
總系統(tǒng)目錄
1、學(xué)校計(jì)劃
2、備課組工作
3、學(xué)生管理
4、測(cè)試成績(jī)
5、教師考核
6、不常用操作流程
……
■如何克服長(zhǎng)期依賴(lài)的心理
好幾個(gè)學(xué)期，我對(duì)辦公室“期末鬧哄哄”現(xiàn)象不以為然，認(rèn)為，覺(jué)得“做事寫(xiě)流程，歸入系統(tǒng)”的做法太麻煩，此等小事臨時(shí)問(wèn)一下同事或相關(guān)專(zhuān)業(yè)人士即可。
其實(shí)，細(xì)究起來(lái)，問(wèn)題并非你所想象那么簡(jiǎn)單，這一小事每次依賴(lài)別人，那個(gè)小事也依賴(lài)別人，最后工作效率就低了。
學(xué)校是一個(gè)團(tuán)隊(duì)，團(tuán)隊(duì)成員不是為依賴(lài)，而是互賴(lài)，在團(tuán)隊(duì)中同事或相關(guān)專(zhuān)業(yè)人士讓你咨詢(xún)，但你必須學(xué)會(huì)成長(zhǎng)。互賴(lài)是以獨(dú)立為基礎(chǔ)的。
什么是互賴(lài)呢？互賴(lài)不等于依賴(lài)，互賴(lài)指一個(gè)團(tuán)隊(duì)在完成一個(gè)項(xiàng)目時(shí)，各成員既要有獨(dú)立處事的習(xí)慣和能力，充分發(fā)揮各自的長(zhǎng)處，又要有互助合作的思想和行為。這里所謂的“獨(dú)立處事”是指團(tuán)隊(duì)成員能獨(dú)立又熟練地完成職責(zé)范圍內(nèi)的事。
“校內(nèi)OA登陸輸入”，第一次我可以請(qǐng)教別人，但第二次我自己成長(zhǎng)，第三次我可以為其他同事提供咨詢(xún)，那整個(gè)團(tuán)隊(duì)就一起成長(zhǎng)了。
一個(gè)團(tuán)隊(duì)只有在各成員獨(dú)立完成自己職責(zé)范圍內(nèi)的事的基礎(chǔ)上，通過(guò)互助協(xié)作，才能成功做事，這就好比一輛汽車(chē)的開(kāi)動(dòng)，只有汽車(chē)的各個(gè)零部件各就各位，獨(dú)立又熟練地完成各個(gè)操作才可實(shí)現(xiàn)，如果有一個(gè)部件不能獨(dú)立運(yùn)作，很可能會(huì)導(dǎo)致整輛汽車(chē)都開(kāi)動(dòng)不了。
記得在一次“肯得基——一個(gè)成功的商業(yè)系統(tǒng)”的案例分析中，提到“最小的事也要形成文本”。
由此看來(lái)，最小的事也要形成文本，對(duì)已形成的文本不是束之高閣，而是要反復(fù)提煉其要素，從中尋找事情背后的規(guī)律和原則，形成流程和標(biāo)準(zhǔn)，并歸入相應(yīng)的位置，形成系統(tǒng)。
這樣，團(tuán)隊(duì)成員的為人處事就會(huì)變得簡(jiǎn)單、輕松、快樂(lè)。
創(chuàng)建系統(tǒng)和運(yùn)用系統(tǒng)，是一種高境界。
基于以上認(rèn)識(shí)，我的“不常用做事操作流程與標(biāo)準(zhǔn)”的系統(tǒng)文件夾放在辦公桌上，每每有人問(wèn)我一些不經(jīng)常做的事情，如成績(jī)輸入、培訓(xùn)點(diǎn)評(píng)、寫(xiě)總結(jié)等處理過(guò)程的流程與標(biāo)準(zhǔn)，我馬上就可以給到他，這大大節(jié)約了我和大部分老師的時(shí)間，工作效率明顯提高。
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