關于二級學院檔案管理論文
第一篇
一、高校二級學院檔案工作的重要作用
做好二級學院檔案管理工作，具有較強的歷史價值和重要的現(xiàn)實意義。學校的每個檔案資料都來源于各個二級學院，因此二級學院檔案是學校檔案的基礎，對學校和二級學院的發(fā)展有著重要的作用。
�。ㄒ唬┰诮虒W評估和項目申報方面的作用
二級學院的各項工作在學校的統(tǒng)一部署下有自己的運行方式，形成的文件資料體現(xiàn)了教學質量和教學管理水平。二級學院檔案記載著學院的發(fā)展歷史，包括教學、科研、行政管理等多方面的檔案，反映了二級學院的發(fā)展過程和取得的成就。評估工作是學校工作的一項重要內容，二級學院的檔案是評估工作和項目申報中最有說服力的原始材料，豐富系統(tǒng)的檔案材料，是高校開展教育評估和項目申報工作的基礎和依據(jù)。
�。ǘ┰诙墝W院教學改革中的作用
高校二級學院的教學改革是普遍的、越來越深化的。不管如何改革，都與學院的檔案管理水平有著密切聯(lián)系。如增加或修改專業(yè)、課程設置、教學計劃安排、師資隊伍建設、教學管理等方面改革，都是形成檔案與利用檔案的過程。這些改革都需要在檔案信息和檔案數(shù)據(jù)的基礎上，進行論證、修改，才能最終成功。
（三）在二級學院師資隊伍建設中的作用
二級學院的人事檔案記載著學院師資隊伍建設的整個過程，它呈現(xiàn)出師資隊伍的基本情況，它可以分析師資隊伍的數(shù)量結構、職稱結構、年齡結構和學歷結構、教齡結構等，使人員得到合理配置，每一位教師都能發(fā)揮自己的專業(yè)特長。
�。ㄋ模轭I導的決策提供了真實的資料
二級學院檔案記錄了學院的發(fā)展歷程和學院教師情況、教學管理和教學實施的情況、實訓基地以及學生學習和就業(yè)的情況，有原始性、準確性、真實性、和完整性。因此它可以為學院領導在進行專業(yè)建設、教學改革和學院發(fā)展的決策中提供依據(jù)。
二、高校二級學院檔案管理中存在的問題
�。ㄒ唬n案收集不齊全、檔案整理不規(guī)范
檔案的收集是檔案工作的基礎。二級學院檔案材料種類眾多，有些檔案工作人員不清楚歸檔范圍，對哪些檔案是需要在學院永久保存或長期保存、哪些是需要移交到學校檔案館的檔案不了解，導致文件沒有及時歸檔。有的檔案資料不完整，如只有請示，沒有批復，失去了檔案工作的真正意義，不能記錄某一件事情的前因后果。檔案整理不規(guī)范，有的時間編排混亂，有的裝訂不規(guī)范，致使檔案雜亂、不完整、沒有體系，檔案管理工作沒有規(guī)范化，嚴重影響了檔案的開發(fā)以及利用。
（二）學院檔案管理意識淡薄，機構設置不健全
有些高校領導只注重教育教學和科研工作，檔案管理意識不強，沒有認識到檔案的真正價值，認為檔案工作就是文檔的簡單收集、裝訂，對檔案管理工作沒有投入必要的財力、物力、人力，沒有配置學院的檔案管理機構，沒有設置二級學院檔案室，沒有固定的二級學院檔案工作人員。即使有學院檔案工作人員，他們的檔案管理意識淡薄，缺乏責任心，嚴重影響了檔案收集、整理、歸檔、保護和利用工作。
�。ㄈn案利用率偏低
檔案的價值是通過利用才能實現(xiàn)的，一些高校二級學院檔案利用率并不高。許多老師認為檔案沒有用，他們在工作中很少查詢、利用檔案。目前仍然有高校檔案館使用舊的傳統(tǒng)手工管理方式，檔案信息服務不能真正落到實處。高校檔案如果不能為學校的教學、科研和管理工作提供服務，不能為師生員工和社會需要提供服務，檔案工作也不可能得到發(fā)展。應進一步加強檔案工作的服務性，提高檔案的利用率十分重要。
（四）檔案管理人員業(yè)務素質不高，管理流程不規(guī)范
二級學院檔案管理人員業(yè)務素質不高，流動性還比較大，一些學院都是學院秘書兼當檔案管理人員。檔案的收集、整理、立卷與歸檔工作不僅費時、費力而且專業(yè)性很強。由于檔案管理人員的業(yè)務水平欠缺，培訓的機會還很少，又不是專職的檔案管理人員，沒有足夠的時間和精力對各類檔案進行專業(yè)管理，直接影響到二級學院檔案管理工作的質量，為規(guī)范學院的檔案管理工作帶來了難度。
（五）管理方式落后，很少運用信息化管理手段
當今現(xiàn)代化的信息技術不斷迅猛發(fā)展，但目前仍然有高校的檔案管理工作完全采用傳統(tǒng)的手工模式，這已經(jīng)越來越不適合檔案發(fā)展的需要。如果校園網(wǎng)絡、高校數(shù)據(jù)庫等手段沒有應用到學院檔案管理工作中，那么檔案管理工作很難為學院的發(fā)展提供高質量、高水平的服務。有的盡管建立了檔案信息數(shù)據(jù)庫，但沒有實現(xiàn)較高水平的數(shù)字化管理，多僅限于簡單的數(shù)據(jù)統(tǒng)計，難以開展整體信息資料的開發(fā)與利用。
三、加強高校二級學院檔案工作的有效對策
�。ㄒ唬╅_設二級學院檔案室
按照學校檔案管理的規(guī)定，二級學院的重要檔案要移交學校檔案館保存歸檔，沒有移交的部分由二級學院保管。二級學院需設置學院檔案室，提供專門的房間，配備資料柜存放保管這些檔案，并由專人負責全學院檔案資料的接收、整理、統(tǒng)計、保管、利用等工作，使二級學院檔案室和學院檔案館共同構成了學校檔案的完整體系。
（二）重視檔案工作，加強檔案管理的意識
領導要重視二級學院檔案管理工作，建立學院檔案工作的各項規(guī)章制度，解決檔案工作中存在的各種問題。全院教師增強檔案管理意識，充分認識二級學院檔案管理工作的重要性。檔案材料的收集歸檔必須依靠全體教師的大力支持，只有當檔案材料的形成、積累和歸檔成為每位教師的自覺行動，才能保證歸檔材料的齊全、完整和規(guī)范。強化二級學院檔案工作者的管理意識，檔案工作人員要認真地完成檔案的接收、整理、保管、利用工作，并積極主動地向二級學院領導匯報檔案工作情況。
�。ㄈ┘訌姍n案管理人員的培訓
在高校檔案資源數(shù)字化、信息服務網(wǎng)絡化發(fā)展趨勢下，二級學院的檔案管理人員不僅要懂得檔案管理，而且要掌握數(shù)字信息技術的復合型人才。實際工作中，有些學院辦公室秘書兼職檔案管理員，她們忙于日常秘書工作，缺少培訓的機會，學習檔案管理專業(yè)知識。因此應對檔案管理人員進行檔案管理和信息技術的培訓，通過培訓使檔案管理人員掌握檔案管理的專業(yè)知識，并且能夠熟練操作現(xiàn)代化辦公設備。
�。ㄋ模┘訌姍n案的利用
由于教師和學生的教學和管理主要是在二級學院進行的，因此教師和學生在教學、科研、就業(yè)等使用檔案時，更多的是查閱和利用二級學院的檔案。檔案通過教師和學生的閱覽、借閱、復制、開具證明等方式滿足日常的利用工作，除此以外應在開發(fā)檔案信息提高服務質量上多做工作，編寫一些反映學院工作特色的專題檔案信息材料。
（五）應加大資金投入，完善二級學院檔案設施
學校應對二級學院檔案建設實行統(tǒng)一規(guī)劃，投入大量資金，購買檔案管理工作所需的'硬件和軟件，完善檔案設施，以推進檔案的數(shù)字化進程為基礎，對檔案信息化進行重點建設，實現(xiàn)學校、二級學院檔案聯(lián)網(wǎng)和檔案資源共享，從而提高檔案資料的檢索查詢速度，提高工作效率。
（六）運用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡技術，對檔案進行數(shù)字化和網(wǎng)絡化管理
隨著計算機和多媒體網(wǎng)絡技術的快速融合發(fā)展，檔案工作的開展離不開檔案信息化建設，把現(xiàn)代科學技術手段運用到高校檔案管理工作中去，檔案的數(shù)字化建設成為檔案業(yè)務建設的必然發(fā)展趨勢。
1、現(xiàn)代化管理檔案工作人員借助現(xiàn)代計算機技術及網(wǎng)絡通訊技術，對文字、聲音、圖像等各種形式的信息統(tǒng)一進行處理、存儲從而實現(xiàn)同一事物的多種形式表現(xiàn)，改變了傳統(tǒng)的檔案信息只能著眼于紙張文字材料的單一表現(xiàn)方式，將更加豐富多彩的編研形式呈現(xiàn)給讀者，提高檔案管理效率，大大減少了人力、物力、財力。
2、加強檔案網(wǎng)絡化管理，通過校園網(wǎng)絡系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫，來存儲、檢索和傳遞二級學院檔案信息。搞好網(wǎng)絡化服務，讓死檔案，變成活資源，為利用者提供豐富鮮活的檔案信息，用戶可以通過網(wǎng)絡方便地獲得這些信息。這種檔案信息網(wǎng)絡化建設能把包括多媒體在內的各種信息的數(shù)字化，存儲管理和查詢集成在一起，使這些信息得到最大限度的利用，滿足廣大師生和社會對二級學院檔案信息的共享需求。二級學院檔案管理工作是一項具體、細致和復雜的系統(tǒng)工程。隨著高等教育事業(yè)的發(fā)展和教學改革的深化，對二級學院檔案管理工作會提出更高的要求，科學的建設和管理二級學院的檔案，有效的保護和利用檔案，才能使學院的檔案工作更好地為學校教學、科研、各項管理工作服務，更好地為社會服務。
第二篇
一、調研分析
1.檔案管理意識薄弱。在填寫問卷的普通師生中，雖然有94.1%的被調查者認為檔案是重要的，但有75.6%的被調查者表示從未查閱過檔案，更有96.6%的被調查者表示不了解學校檔案館的工作內容和流程。在進行訪談調研時，有部分被調查者不知道學校檔案館的具體位置，不了解學院是否有檔案室，認為檔案館（室）有點神秘等。不僅普通師生，就連領導、行政人員的檔案管理意識也相對薄弱。37.1%的被調查者認為學院對檔案管理重視不夠。其原因：一是檔案管理過于依賴學校管理。學院作為教學部門，其主要工作是教學管理，許多材料最終交于學校行政部門，依靠學校行政部門歸檔。二是檔案的作用常常不在當下而在未來，這使得大多數(shù)管理者沒有意識到檔案管理工作的重要性。檔案管理的提升有助于學院綜合實力的提升。
2.檔案管理現(xiàn)狀亟須改進。高達72.3%的師生表示自己曾在工作或生活中遇到重要問題卻找不到歷史資料的情況，亦有59.7%的師生表示擁有重要資料或有特殊意義的資料卻找不到妥善保管的方式，60.5%的師生對學院檔案的利用現(xiàn)狀不滿意。建立有效的檔案管理機制，是既滿足師生需要又滿足學院發(fā)展的一件好事情。各二級學院應重視并加快檔案管理建設工作。
3.目前檔案管理工作存在的問題。調查顯示，45.3%的師生認為目前檔案管理工作不夠完善的主要原因是資金投入不足，37.1%的師生認為是學院重視不夠，22%的師生認為是人手不夠。另外，53.8%的師生認為學院沒有相應的檔案管理隊伍，不知道將相應材料交給誰；46.2%的師生認為學院缺乏檔案管理規(guī)范，不了解哪些材料可以歸檔；33.6%的師生對學校、學院的保管能力不放心，擔心材料丟失。以上數(shù)據(jù)顯示：
（1）二級學院檔案管理制度不健全，檔案管理隊伍建設嚴重滯后，缺乏相應的檔案規(guī)范文件；
�。�2）二級學院重視不夠，在精力和資金等方面投入不夠；
�。�3）管理力量相對薄弱，管理水平不高，管理手段落后，以致師生質疑學校、學院的保管能力。另外，專任教師與希望能查到科研方面（包括科研項目、科研成果、科研獲獎）檔案呈較高的正相關性，相關系數(shù)達到0.530。這說明，專任教師更希望學院健全科研方面的檔案資料。從服務角度來說，專任教師是學院檔案管理的主要服務對象，我們應加強科研方面的歸檔管理。還有一點就是高達89.1%的師生認為二級學院應成立自己的綜合檔案室，并非試卷檔案室。綜合檔案室的建立可實現(xiàn)檔案的集中管理，無疑會大大提升檔案管理工作的水平。但成立綜合檔案室須滿足場地和資金等條件，目前學校無法實現(xiàn)所有二級學院具備檔案管理的硬件環(huán)境，但各二級學院應積極創(chuàng)造條件，待條件成熟后，予以實現(xiàn)。
二、相關建議
1.加強學習和宣傳，提高檔案管理意識。通過細分培訓對象，加強組織學習和相關宣傳工作，提高學院領導、檔案管理人員和專業(yè)教師的檔案意識，這是做好檔案管理的基本前提。充分調動全院師生積累檔案、保護檔案的積極性和自覺性，形成人人關心、支持檔案工作的良好氛圍。針對檔案管理人員，可舉辦專題講座、系統(tǒng)學習課程等方式，以提高檔案人員的業(yè)務水平。特別應不斷提高二級學院分管領導對檔案工作的重視程度。很多工作的開展離不開領導的重視和部署，不斷加強二級學院分管領導的重視程度對提升二級學院的檔案管理工作至關重要。一方面，定期召開以各二級學院分管領導為主要對象的研討、座談、講座等活動，提升二級學院分管領導的檔案管理意識；另一方面，爭取在二級學院年度考核中為檔案管理工作設置合理的分值，以評促建，促使領導加強重視。
2.做好二級學院檔案管理隊伍建設。學院檔案管理隊伍一般是依附于行政管理隊伍的，其建設工作容易被忽略。事實上，兩者是有區(qū)別的，要根據(jù)實際情況進行調整，設置相應的崗位職責，組建一支符合學院檔案管理需要的隊伍。檔案管理工作要單獨核算工作量，在崗位培訓、職稱評審、績效考核、評先評優(yōu)等方面給予考慮，提高隊伍積極性。此外，須提高二級學院檔案管理人員的協(xié)調合作能力，善于協(xié)調學院各系、各部門的關系，確保歸檔文件的齊全性、完整性和準確性，確保歸檔文件渠道的暢通性和收集的及時性。
3.出臺檔案制度規(guī)范，設計合理收集梯度，理順學院、學校兩級檔案管理關系。建立健全收集檔案資料的制度，特別是對收集范圍、收集程序、收集途徑和獎懲等做出明確規(guī)定，以確保收集的準確、完整。理順內部管理關系，建立檔案管理人員的崗位責任制，明確各檔案員的分工，實現(xiàn)文件材料收集、整理和立卷歸檔工作責任到人。設計監(jiān)督檢查、總結、驗收等環(huán)節(jié)，及時了解其歸檔文件的收集、整理和管理情況。建立規(guī)章，科學管理學院檔案，使學院檔案的建立和管理趨于制度化、規(guī)范化。同時，理順學院、學校兩級檔案管理關系。將已立卷材料分為兩類，符合學校歸檔條件的一類材料交于學校檔案館保管，偏業(yè)務管理的另一類過程材料由學院保管。若學院條件成熟，可成立綜合檔案館，進行集中管理。
4.二級學院檔案收集工作應實現(xiàn)常規(guī)化。將檔案管理工作滲透到其他日常工作中，使二級學院檔案收集工作實現(xiàn)常規(guī)化。二級學院可根據(jù)實際情況，在布置各項工作時規(guī)定好檔案的歸檔時限。歸檔時間截止，及時對歸檔情況進行統(tǒng)計，和其他工作一樣作為年底績效的依據(jù)之一。將檔案收集工作滲透到日常工作中來，既能保證檔案的質量和完整性，又能從源頭上促進檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。
三、結束語
“把簡單的事情做好，不簡單；把平凡的事情做好，不平凡�！边@句話深刻入微地描述了檔案工作的精髓。目前，學校的檔案工作正處于起步發(fā)展階段，特別是二級學院的檔案管理工作還有待完善，這需要我們每個人的一點一滴的努力，相信未來定能創(chuàng)建出“檔案促發(fā)展，發(fā)展促檔案”的新格局。
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