會務接待崗位職責

時間：2024-09-22 16:11:10 崗位職責我要投稿

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會務接待崗位職責

　　現(xiàn)如今，崗位職責起到的作用越來越大，崗位職責是一個具象化的工作描述，可將其歸類于不同職位類型范疇。那么崗位職責怎么制定才能發(fā)揮它最大的作用呢？以下是小編幫大家整理的會務接待崗位職責，歡迎大家分享。

會務接待崗位職責

會務接待崗位職責1

　　會前準備

　　1、與會議主辦單位確認會議的報到日期、會議名稱、會議用水牌和布標、到會的大致人數(shù)、使用會議室的日期和會議室擺設方式、會務組老師（或工作人員）到達日期（確認航班或車次）、會務組的會議要求（會議主辦單位內(nèi)容，到會講課老師的安排和待遇、接送問題、酒店住宿安排、講課的時間、有關會議安排的細節(jié)問題、會后考察的具體行程安排）；同時提供所掌握的酒店情況給會議的老師以供其參考，在推薦酒店的過程中需要注意選擇的酒店的`價格在符合會議要求的范圍內(nèi)。

　　2、在上述情況落實后盡快將所選酒店訂妥（房間、餐標、會議室價格按天計算、酒店位置），落實在會議報到日期接站所用車輛和聯(lián)系方式（需根據(jù)報到人數(shù)安排相應接站用車）；落實會后考察行程的用車、導游、火車票、飛機票、地接社（只是提前進行大致預訂）。▲會議場地要求：9個多媒體教室；容納2—3人左右3、在酒店預訂完畢后，將酒店的大致情況以書面的形式將傳真件發(fā)送至主辦方，尤其是將酒店的具體準確的所在地理位置和從機場或火車站出發(fā)到達酒店的乘車（公交車）方式告知會議主辦方；同時可再次與對方確認會議報到人數(shù)和日程安排有無變化或是更改。

　　4、第三項：工作完畢后可向行程用車單位或個人、導游、機車票、地接社作出相對準確的答復，以便對方作出相應的安排和接會準備。

　　5、準備會議所用相關用具（會議在酒店或團隊車輛使用的各類標識、簽到登記的表格、文具用品、學習資料袋【包括：筆記本、筆、文件袋】、預訂返程交通所用表格和車次時刻表、相應的返程交通價格表、會后考察的紀念品【禮品】、座簽牌）同時通知會議：用酒店此次會議的名稱和對于提前到達的學員如何安排住宿。

　　6、通知酒店，會務工作人員需要提前一天【也可根據(jù)到會人員的情況而定】進駐酒店并準備會務組用房；同時通知接站的用車和確認司機的聯(lián)系電話、車型及接站人員會議所在酒店和會務組房間號；同時與會議主辦方聯(lián)系告知會務工作人員已經(jīng)入住酒店。在入住酒店后須將會議的名稱和報到地點、乘車方式、酒店聯(lián)系電話、會務組所在房間通知辦公室職守人員

　　會前報到

　　1、入住酒店的工作人員須將會務組房間布置好以便會議報到時使用；同時與酒店各個相關部門協(xié)調(diào)好會議細節(jié)問題（如：會議用布標、水牌、會議室、餐廳的情況）；將會務組標識張貼好在容易看到的地方。

　　2、詳細了解本會議所用場所的位置【如：餐廳、會議室、會務組老師和講課老師所用的房間】。

　　3、相關會議使用設備的準備情況【如：會場布置情況、多媒體投影儀】。

　　會議期間

　　1、會議在報到期間最重要的是【收費】。在收費過程中必須細致、準確、書面登記。收費過程中必須嚴格按程序操作

　　（1）確定學員情況（2）根據(jù)情況計算應交費用（3）填寫收費【收據(jù)】不撕！（4）收款（5）將收據(jù)撕下交于學員（6）填寫報到表。

　　2、在出現(xiàn)收費后，收據(jù)已開出的情況下；學員行程出現(xiàn)變化必須在【原收據(jù)】的基礎上進行加注或更改，更改后的內(nèi)容必須有客人簽字和日期。

　　注意問題

　　1、會務組必須始終保持整潔、干凈和安靜的環(huán)境。

　　2、會務組所用的書面文件需保存完好。

　　3、會務款的支出或相互來往必須以書面形式體現(xiàn)；及相互出據(jù)憑證。